Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

ich halte es für eine Zumutung, den Betrieben ständig Entlastung zu versprechen und ihnen gleichzeitig weitere Anforderungen, Kosten und Verantwortung aufzubürden. Digitalisierung kann sinnvoll sein. Sie wird aber nicht dadurch zum Bürokratieabbau, dass wir die bisherigen Pflichten künftig mit zusätzlicher Technik erfüllen müssen.

Während wir Personal suchen, Gäste versorgen und versuchen, unsere Betriebe wirtschaftlich zu führen, wird die nächste Verwaltungsaufgabe verbindlich. Die Bürokratie ist offenbar der einzige Bereich, in dem Fachkräftemangel das Wachstum nicht bremst.

Ab dem 1. Januar 2027 endet die Befreiungsmöglichkeit für die elektronische Führung bestimmter ergänzender Entgeltunterlagen. Damit Sie wissen, was auf Sie zukommt, finden Sie die Informationen vollständig in dieser Mail.

Was ändert sich?

Seit dem 1. Januar 2022 müssen bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden. Bislang konnten sich Betriebe durch einen formlosen Antrag beim zuständigen Betriebsprüfungsdienst der Deutschen Rentenversicherung davon befreien lassen.

Diese Ausnahme endet am 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 ist eine Befreiung nicht mehr möglich – unabhängig von Betriebsgröße und Branche.

Warum wird umgestellt?

Die Deutsche Rentenversicherung prüft Betriebe zunehmend digital. Bei der „elektronisch unterstützten Betriebsprüfung“, kurz euBP, werden die erforderlichen Daten direkt aus der Lohn- und Buchhaltungssoftware übermittelt. Das Durchsehen von Aktenordnern vor Ort soll dadurch ersetzt werden.

Für Entgeltabrechnungsdaten gilt die elektronische Übermittlung bereits seit dem 1. Januar 2023, für Daten aus der Finanzbuchhaltung seit dem 1. Januar 2025. Nun endet auch die Befreiungsmöglichkeit für die ergänzenden Entgeltunterlagen.

Das erklärte Ziel ist eine schnellere Prüfung mit weniger Aufwand für alle Beteiligten. Gleichzeitig ermöglichen strukturierte, unveränderbare Daten eine wirksamere Kontrolle und einen einfacheren Abgleich mit den gemeldeten Beiträgen.

Die Prüfung soll also einfacher werden. Den Weg dorthin dürfen die Betriebe bezahlen und organisieren. Ich finde: Wer Entlastung verspricht, muss sich daran messen lassen, was bei uns tatsächlich weniger wird.

Welche Unterlagen sind betroffen?

Auf Grundlage von § 8 Absatz 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) sind insbesondere folgende Unterlagen elektronisch zu führen:

• Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen: Nachweise über die Krankenkassenmitgliedschaft.
• Befreiungsanträge von der Rentenversicherungspflicht bei Minijobs: Elektronisch und unveränderbar zu archivieren.
• Erklärungen von Minijobbern zu weiteren Beschäftigungen: Zur Prüfung einer möglichen Mehrfachbeschäftigung.
• Krankenversicherungsnachweise von Minijobbern: Angaben zur jeweiligen Krankenversicherung.
• Erklärungen kurzfristig Beschäftigter: Angaben zu weiteren kurzfristigen Beschäftigungen im Kalenderjahr, beispielsweise bei Saisonkräften.
• Arbeitszeitdokumentation nach dem Mindestlohngesetz: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit; erforderlich ist eine ordnungsgemäße elektronische Aufbewahrung.
• Nachweise zur Elternschaft: Zur Vermeidung des Pflegeversicherungszuschlags für Kinderlose.
• Angaben zur Staatsangehörigkeit und Aufenthaltstitel: Bei Beschäftigten aus Drittstaaten, elektronisch und unmittelbar abrufbar.

Welche Anforderungen muss die elektronische Ablage erfüllen?

Maßgeblich sind die Anforderungen an eine ordnungsgemäße elektronische Führung und Aufbewahrung. Das zugrunde liegende Merkblatt beschreibt hierzu drei Kriterien der GoBD. Die Abkürzung steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“:

• Unveränderbarkeit: Abgelegte Dokumente dürfen nicht unbemerkt geändert oder gelöscht werden können.
• Nachvollziehbarkeit: Zugriffe und Änderungen müssen dem Merkblatt zufolge vom System protokolliert werden. Auch die Protokollierung muss unveränderbar sein.
• Maschinelle Auswertbarkeit: Unterlagen müssen gezielt nach Beschäftigten oder Zeiträumen durchsucht und ausgewertet werden können. Ein Foto einer Tabelle ersetzt keine auswertbare Tabelle.

Einfach einscannen und irgendwo abspeichern reicht deshalb nicht. Der Papierordner darf sterben. Seine Pflichten werden digital wiedergeboren.

Nicht ausreichend sind insbesondere:

• Ein gewöhnlicher PDF-Ordner auf dem Netzlaufwerk oder in einer Cloud, wenn Dateien ohne nachvollziehbare Protokollierung verändert oder gelöscht werden können.
• Ein Dokumentenmanagementsystem ohne geeignetes Berechtigungs- und Versionskonzept. Entscheidend sind geregelte Zugriffsrechte und eine nachvollziehbare Änderungshistorie.
• Eine selbst gebaute Excel- oder HTML-Lösung mit manueller Änderungsliste. Die erforderliche Unveränderbarkeit muss technisch gewährleistet sein; die Sorgfalt der bearbeitenden Person allein genügt nicht.

Wer bleibt verantwortlich?

Auch wenn Ihr Steuerberater oder Lohnbüro die Unterlagen führt, bleibt der Betrieb gegenüber der Rentenversicherung verantwortlich. Fragen Sie deshalb ausdrücklich nach, wie die Anforderungen erfüllt werden und wer welche Unterlagen ablegt.

Die Arbeit kann man auslagern. Die Verantwortung bleibt zuverlässig bei uns. Auch das funktioniert erstaunlich reibungslos.

Wie können Sie die Umstellung angehen?

1. Steuerberater oder Lohnbüro ansprechen: Häufig lässt sich an vorhandene Systeme, beispielsweise im DATEV-Umfeld, anknüpfen, ohne ein vollständig neues System einzuführen. Bitte aktiv nachfragen.
2. Eine geeignete digitale Personalakte prüfen: Spezialisierte Cloud-Anbieter bieten entsprechende Lösungen an, auch unabhängig vom System des Steuerberaters.
3. Vorhandene betriebliche Software prüfen: Dokumentenmodule in Dienstplan- oder Kassensoftware können möglicherweise genutzt oder erweitert werden. Lassen Sie sich erläutern, ob die Anforderungen erfüllt werden oder nachgerüstet werden können.

Ein bestimmtes Produkt ist nicht vorgeschrieben. Die Finanzverwaltung vergibt grundsätzlich keine offiziellen Zertifikate für „GoBD-konforme Software“. Entscheidend ist die Erfüllung der Anforderungen. Behauptet ein Anbieter, ausschließlich sein Produkt sei zulässig, sollten Sie kritisch nachfragen.

Welche Folgen können bei Nichtbeachtung entstehen?

Mängel werden regelmäßig bei der nächsten Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung sichtbar. Diese findet gesetzlich mindestens alle vier Jahre statt (§ 28p SGB IV).

Mögliche Folgen sind:

• Zwangs- beziehungsweise Verzögerungsgelder: Werden angeforderte Unterlagen nicht ordnungsgemäß vorgelegt, können entsprechende Maßnahmen drohen. Das Merkblatt nennt einen gerichtlich entschiedenen Fall, in dem ein Zwangsgeld von 500 Euro wegen nicht vorgelegter Prüfungsunterlagen angedroht wurde – unabhängig davon, ob sich später eine Beitragsnachforderung ergibt.
• Schätzung der Beiträge: Sind Beitragsgrundlagen wegen fehlender oder unzureichender Unterlagen nicht nachvollziehbar, kann die Rentenversicherung Beiträge schätzen. Das kann zulasten des Betriebes ausfallen. Eine zu hohe Schätzung muss mit geeigneten Nachweisen widerlegt werden.
• Nachforderungen und Säumniszuschläge: Wurden zu geringe Beiträge abgeführt, können Nachzahlungen und Säumniszuschläge entstehen. Beitragsansprüche verjähren grundsätzlich nach vier Jahren, bei vorsätzlich vorenthaltenen Beiträgen nach 30 Jahren. Fehlende oder nicht prüffähige Unterlagen können bei der Beurteilung des Sachverhalts eine Rolle spielen.

Die Folgen treten nicht automatisch am Neujahrsmorgen ein. Sie können bei einer späteren Prüfung entstehen. Bitte verlassen Sie sich deshalb nicht darauf, dass die nächste Prüfung noch weit entfernt ist.

Was sollten Sie jetzt tun?

Klären Sie rechtzeitig mit Ihrem Steuerberater, Lohnbüro oder Softwareanbieter:

• Welches vorhandene System erfüllt die Anforderungen?
• Welche Unterlagen müssen Sie selbst bereitstellen und ablegen?
• Wer übernimmt welche Aufgabe?
• Welche Umstellungen sind bis zum Jahresende erforderlich?

Es ist keine schöne Aufgabe für einen Hauptgeschäftsführer, Ihnen solche Pflichten zu überbringen. Und ich werde zusätzliche Belastungen auch nicht als Fortschritt schönreden. Unsere Betriebe brauchen Zeit für Gäste, Mitarbeiter und wirtschaftliches Arbeiten. Genau daran muss sich ernst gemeinter Bürokratieabbau messen lassen.

Falls es tröstet: Wir sind als Arbeitgeber ebenfalls betroffen. Wir sitzen im selben Boot – und während wir rudern, lädt die Verwaltung weiter auf.

Herzliche Grüße aus Kiel
Ihr Andreas Tedsen
Hauptgeschäftsführer
DEHOGA Schleswig-Holstein

Stand: Oktober 2026. Die Informationen wurden nach bestem Wissen zusammengestellt. Eine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität wird nicht übernommen. Sie ersetzen keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung.